Module dédié à la conservation de photographies et de supports audiovisuels

En tant que prestataire de services expérimenté dans le stockage et la gestion du patrimoine culturel et littéraire, la Bibliothèque de stockage coopérative Suisse (BSCS) étudie, dans le cadre de l’extension prochaine de son entrepôt à rayonnages en hauteur, la construction d’un module dédié à la conservation de photographies et de supports audiovisuels. Actuellement, 7 institutions ont rejoint le project de collaboration.

Situation au 03.12.2024

Vision

En Suisse, il y a un grand besoin de pouvoir conserver des photographies et des supports audiovisuels d’une façon sûre, résistante au feu et climatisé. On est de plus en plus conscient de la durée de vie limitée des supports et de leur importance pour la mémoire du pays, mais il s’avère difficile de trouver des possibilités de stockage adéquates ou de les réaliser soi-même. En collaboration avec les institutions culturelles concernées, nous voulons combattre la dégradation progressive du patrimoine culturel dans le domaine des photographies et des supports audiovisuels et rendons possible, en tant que prestation de service, la conservation à long terme grâce à un stockage axé sur les directives de conservation. Grâce à la possibilité de numérisation et de mise en valeur, le patrimoine culturel est à nouveau accessible au public.

Avantages

Stockage des fonds de photographies et de supports audiovisuels sûr du point de vue de la conservation et résistante au feu
Ralentir la détérioration des supports grâce à un stockage intermédiaire rapide et adéquat avant le traitement définitif
Coûts réduits grâce à un degré élevé d’automatisation dans le stockage, et grâce à des processus efficaces
Réduction des coûts grâce au stockage collaboratif et aux économies d’échelle
Les fonds restent la propriété des institutions qui les stockent et qui décident exclusivement de leur utilisation
Extension possible par d’autres modules de stockage spécialisés

Projet

Le bâtiment de la Bibliothèque de stockag coopéerative Suisse est une construction industrielle fonctionnelle. Il dispose d’une technologie de pointe et d’un vaste entrepôt inerté, à rayonnages en hauteur du patrimoine culturel et littéraire. Comme la capacité de stockage de 3,1 millions d’exemplaires sera bientôt épuisée, il est prévu de doubler cette capacité d’un module d’extension. Cela offre la possibilité unique de créer simultanément un module de stockage dédié à la photographie et aux supports audiovisuels.

Au cours de la première phase, l’équipe de projet a déployé des efforts considérables pour évaluer précisément les besoins et les quantités concrètes par le biais de demandes générales et d’entretiens personnels avec des institutions potentiellement intéressées dans le domaine de la photographie et d’autres médias audiovisuels. Néanmoins, les besoins sont restés plutôt vagues et le module de stockage hautement technique ne serait exploité qu’à 30 %.

Heuresement, plusieurs institutions activement intéressées et la BSCS ont déjâ signé une lettre d’intention (LoI) pour ce projet de collaboration. Nous serions heureux que de nombreuses autres institutions intéressées rejoignent la LoI.

Procédure et état actuel du projet
Etapes terminées
- Concrétisation de l’idée initiale sous forme d’un rapport (première analyse des besoins et de la faisabilité)
- Présentation du rapport aux milieux spécialisés, qui a reçu un écho positif
- Élaboration et signature d’une déclaration d’intention (letter of intent)
En cours
- Sous-projet visant à définir les exigences en termes de transport, d’emballage et de stockage
- Sous-projet visant à concrétiser les besoins des institutions intéressées, également en ce qui concerne les services allant au-delà de l’entreposage
Etapes prévues
- Définition des besoins en vue d’un projet de planification (fin du 3e trimestre 2024)
- Détermination des coûts de construction (fin 2024 – fin 2025)
- Décision de principe concernant la réalisation et signature du contrat lorsque les coût du chantier sont connus
- Projet de construction (env. fin 2025 – fin 2027)
- Mise en service (env. fin 2027 – début 2028)
Situation d'intérêt
Le taux de remplissage indicatif du FAVM est de 30.2 % au 25.11.2024

Parts de stock anonymes et non contraignantes des personnes intéressées par le FAVM au 25.11.2024.

Parts par matériau de stockage dans le FAVM au 25.11.2024. Les matériaux de stockage qui ne peuvent pas encore être clairement différenciés se traduisent par une part importante de divers.
Déclaration d’intention (letter of intent, LoI)
Nous sommes actuellement en train d’élaborer une déclaration d’intention (letter of intent, LoI) avec la SRF en tant qu’institution activement intéressée. Celle-ci doit faciliter la planification concrète des deux parties, mais ne constitue en aucun cas un accord contraignant. Il s’agit plutôt de confirmer concrètement l’intérêt des deux parties et de donner une base plus sûre aux déclarations de quantité. L’entrepôt sera dimensionné et planifié en fonction des besoins des signataires de la LoI. En conséquence, il n’y aura vraisemblablement pas de capacités de stockage disponibles au FAVM pour d’autres institutions. Nous recommandons donc aux institutions intéressées d’adhérer suffisamment tôt à la LoI.
Signataires de la LoI
- BCU Fribourg
- SRG SSR
- Stadtarchiv Sursee
- Stiftung Fotodokumentation Kanton Luzern
- Verkehrshaus der Schweiz
- BSCS
- ZB Solothurn
- ZHB Luzern
- ouvert à d’autres signataires
Démarches en cours et questions en suspens
Le projet est actuellement analysé au niveau de la faisabilité. En conséquence, de nombreuses questions de détail sont encore ouvertes. L’accent est mis sur les exigences centrales, les détails seront à clarifier jusqu’au lancement de la planification. Nous apprécions votre soutien et vos remarques nous intéressent.
Conteneurs (différenciés en fonction des documents stockés)
- Dimensions des stocks
- Dispositions possibles à l’intérieur des conteneurs
- Hauteurs des conteneurs nécessaires (surface de base 40×60 cm))
- Protection supplémentaire des stocks
- Poids résultant du conteneur (minimum, médian, maximum)
Climat de stockage
- Variations d’humidité admissibles pour tous les types de matériaux
- Variations de température admissibles pour tous les types de matériaux
- Teneur en oxygène admissible (objectif : 13,5% ou plus) pour tous les types de matériaux
- Contrôle de la qualité de l’air et de la teneur en gaz
- Mesures à effectuer: Emplacements, valeurs, cadence
- Intervention en cas de dépassement des valeurs admissibles
- Durée autorisée pour le renouvellement de l’air
Protection incendie
- Exigences de prévention incendie pour les matériaux contenant des nitrates (transport, stockage intermédiaire, entreposage définitif)
- Exigences de prévention incendie pour les autres matériaux
- Protection contre les explosions en cas de présence de nitrates
- Protection contre l’auto-inflammation et contre les sources d’inflammation en cas de présence de nitrates
- Solutions techniques pour la prévention d’incendies en cas de présence de matériaux contenant des nitrates
Autres aspects
- Prise en compte des expériences d’autres projets
- Efficacité énergétique et efficacité des processus

Stockages et Services

L’infrastructure est conçue pour assurer un stockage au soin maximal en termes de conservation des fonds en toute sécurité et resistance au feu. Différentes options de stockage sont déjà proposées pour le patrimoine culturel et littéraire. L’élément central – soit l’entrepôt automatisé à rayonnages en hauteur et inertisé (teneur réduite en oxygène) – sera complété par un module adapté au stockage des photographies et des supports audiovisuels. Outre le stockage et les services complémentaires, des espaces de travail seront également mis à disposition pour des travaux de sélection et de catalogage.

Stockage
- Stockage adapté aux documents et sûr du point de vue de la conservation
- Protection incendie par inertage, protection spécifique pour les matériaux contenant des nitrates en cours d’examen
- Sécurité parasismique du bâtiment conforme aux exigences pour les biens culturels
- Zones de stockage physiquement séparées pour les fonds contenant de l’acétate ou des nitrates ainsi que pour les fonds mixtes
- Transport avec ménagement, adapté aux documents, par convoyeur automatique
- Stockage en conteneurs normés code différentes hauteurs, d’une surface de base de 400 × 600 mm, dont le poids maximal peut atteindre 60 kg
  – Hauteur intérieure 115 mm: 9×12 cm
  – Hauteur intérieure 165 mm: 35 mm, 13×18 cm
  – Hauteur intérieure 215 mm: 18×24 cm
Climat de stockage
- Température -5°C ± 2°C avec une humidité relative de l’air de 35 % ± 5 % (état actuel de la planification)
- Acclimatation automatique avec ménagement en deux étapes lors de l’entrée et de la sortie
- Surveillance automatique du climat dans l’entrepôt dans plusieurs zones et dans certains conteneurs
- Mesures semestrielles des germes dans l’air et détection de moisissures
- Utilisation systématique de matériaux sans émissions
- Surveillance spécifique pour les produits contenant de l’acétate et du nitrate à l’étude
Matériel de stock
- Négatifs sur supports en acétate
- Négatifs sur supports en nitrate
- Négatifs sur verre
- Diapositives (verre et plastique)
- Tirages
- Films (films contenant des nitrates actuellement exclus)
- Son
Services
Services de base
- Conseils pour les transports
- Chargement des conteneurs
- Emmagasinage et déstockage
- Conservation
- Traitement des commandes (sortie et retour en stock)
- Elimination
Services spécifiques pour la gestion des photographies et des supports audiovisuels
D’autres services en fonction des besoins des institutions seront proposés et pourront être définis dans le cadre du développement du projet. Exemples:
- Numérisations
- Restaurations
- Espaces de travail pour les travaux de sélection et de catalogage
Coûts
La Bibliothèque de stockage n’a pas de but lucratif et facture le stockage et les services aux membres et aux clients au prix coûtant. Un calcul précis ne sera possible qu’après l’étude de détail, lorsque les coûts de construction seront connus. Sans connaître en détail les exigences concrètes en matière de stockage, on estime pour l’instant, sans engagement, que le coût du stockage se situerait entre 35 et 50 CHF par conteneur (40 × 60 cm) et par an. Des fourchettes plus précises seront disponibles une fois les études préliminaires terminées.
De manière générale, les coûts pour les institutions seront moins élevés par rapport à un entrepôt réalisé pour une seule institution. Outre les effets positifs grâce à la localisation décentralisée (coûts du terrain et de la main-d’œuvre), grâce au stockage compact (coûts du terrain et des matériaux) et grâce à l’automatisation (coûts de la main-d’œuvre), il en résulte des économies d’échelle, soit une diminution des coûts pour de la construction et pour la gestion de l’infrastructure.

Informations complémentaires

Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller en vue du mise en stock de vos collections de photographies ou de supports audiovisuels et de vous présenter personnellement nos projets. Nous nous réjouissons de pouvoir échanger avec vous. Pour ce faire, remplissez sans engagement le formulaire ci-dessous.